Først blir en prest vurdert som potensiell kandidat for bispeembedet. Denne vurderingen kan finne sted på en rekke måter. Dernest utnevner Paven ham til biskop og gir ham et kanonisk oppdrag. Deretter mottar presten bispevielsens sakrament, som er det høyeste av det treleddede ordinasjonssakramentet (diakon, prest og biskop). Så tar biskopen sitt embede i kanonisk besittelse (innsettes i sitt embede).
Prosedyren beskrives sammenfatningsvis i kirkelovens kanon 377, som er delt i fem paragrafer, hvorav de tre første er relevante for vanlige utnevnelser i Norden.
I første paragraf understrekes det at det er kirken som har rett til å nominere og til å utnevne biskoper. Kirkehistorisk er ikke dette en selvfølge; i en rekke land har verdslig myndighet stått for dette. Kirkeloven viser til Pavens sentrale rolle: Det er Paven som fritt utnevner biskoper (eller som fritt bekrefter dem som er blitt valgt på annet lovlig vis: I en rekke tyske bispedømmer, tre sveitsiske bispedømmer og i det østerrikske erkebispedømmet Salzburg er det domkapittelet som velger, i Frankrike kan presidenten presentere kandidater for bispestolene Strasbourg og Metz).
Den pavelige utnevnelse eller bekreftelse skal sikre den communio (det kirkelige felleskap) som må bestå mellom den universelle kirke og den delkirken som den nye biskopen skal være overhyrde for.
Kirkeloven fastlegger klart at det er Den apostoliske stol som foretar den endelige vurdering om en kandidats egnethet (kan. 378 § 2), og før han blir konsekrert skal han avlegge en troskapsed til Den apostoliske stol (kan. 380). Dette er et gammelt krav som er blitt opprettholdt både av annet vatikankonsil og den etterfølgende rettsreform av 1983. I Vatikanet er det Kongregasjonen for Biskopene som saksforbereder alt som gjelder utnevnelser av biskoper, koadjutor-biskoper og hjelpebiskoper for de deler av Den latinske del av katolske kirke som ikke er misjonsmark. Kongregasjonen for Troens Utbredelse har samme rolle i forhold til misjonene. Kongregasjonen for Østkirkene saksbehandler utnevnelser av innenfor disse katolske delkirkene (her gjelder andre regler), og det er også noen tilfeller der det foreligger særlige politiske forhold der Statssekreteriatet i Vatikanet i virkeligheten har den avgjørende saksforberedende rolle. Paven følger som regel de fremlegg som kommer fra kongregasjonene, men det er kjent at han ikke alltid gjør det men utnevner en annen den hans embetsverk har tilrådd.
Paragraf 2 i kanon 377 pålegger de sittende biskoper om å identifisere og melde til Roma passende "bispeemner"; disse listene skal jevnlig fornyes (revideres). Det vanlige er at bispekonferansen fornyer disse hemmelige listene hvert tredje år. Disse listene er ikke nødvendigvis avgjørende i den forstand at dersom en prest ikke står på en slik liste, da kan han heller ikke utnevnes. Listene er altså ikke samtidig en indirekte vetoliste, og det er kjent at pavene ikke føler seg bundet av dem, særlig ikke der han måtte være av den oppfatning at et bispekollegium har fått en annen teologisk eller pastoral profil enn den han mener det er behov for. Men biskopenes lister danner et av flere nyttige utgangspunkter for arbeidet med å finne frem til en egnet kandidat den dag behovet skulle oppstå. Det er ikke bare bispekonferanser og lignende som setter opp slike lister; loven understreker at hver enkelt biskop har en rett til å fremsende egne lister.
Paragraf 3 skisserer prosessen for utnevnelsen av en ordinær biskop for et bispedømme, og for en koadjutor-biskop (en kategori hjelpebiskop som automatisk skal etterfølge som hovedbiskop når forgjengeren dør eller fratrer). Fokus er på det aktuelle bispedømmes særlige behov, og Pavestolen leder prosessen. Dersom det ikke foreligger særlige omstendigheter, utføres brorparten av forarbeidet av den pavelige legat (den apostoliske delegat, eller nuntius for de områder som har en slik pavelig diplomat som representerer Pavestolen både overfor de lokale katolske kirker og overfor statsmakten). Hans arbeide skal munne ut i en liste med tre navn (en terna). De tre kandidaters navn (som regel er det tre, men intet forhindrer nuntien til å avvike fra dette dersom det foreligger grunner til det) ledsages av nuntiens egen anbefaling, med andre ord rangerer han kandidatene og begrunner det hele. Nuntien har foretatt konsultasjoner, og har direktiver med hensyn til hvem som skal rådspørres. Direktivene varierer litt etter hva slags stilling som skal besettes, men det inngår - foruten biskoper og prester i visse embeder - også konsultasjon av ordensmedlemmer og lekfolk. Konsultasjonene er hemmelige ("pavelig taushetsplikt"), og de forespurte, som i regelen forholder seg til et grundig spørreformular som av og til kan være "skreddersydd" de lokale forhold og behov, skal svare uten å konsultere folk rundt seg eller røpe i ettertid at de er blitt bedt om uttalelser.
Kanon 377 § 4 omhandler utnevnelsen av hjelpebiskoper. Dette følger litt andre prosedyrer som vi ikke går inn på her.
Kanon 378 nevner endel krav til egnethet. I tillegg til alder (minst 35) og fartstid som prest (minst fem år) dreier det seg om "godt omdømme" og en rekke menneskelige, faglige og pastorale egenskaper og kvalifikasjoner.
Når Kongregasjonen for Biskopene har kommet med en tilråding, presenteres den for Paven. Dersom paven er fornøyd, varsles nuntien i kodet melding om valget, og nuntien kontakter den valgte kandidat. Dersom taushetsplikten er blitt overholdt, vil dette være første gang kandidaten blir klar over at han har vært kandidat (eller i alle fall vet det med sikkerhet). Derfor er det rimelig å gi ham en tilstrekkelig betenkningstid - han har nemlig en mulighet til å avslå. Dersom han bøyer seg for pavens valg, kan han så påvirke dato for offentliggjøring av utnevnelsen. Da Vatikanet rett før pave Johannes Paul IIs død offentliggjorde et stort antall bispeutnevnelser, ble det i enkelte medier oppfattet nærmest som om den dødssyke pave ved en siste kraftanstrengelse foretok en masse viktige personalbeslutninger. Selvfølgelig var det ikke slik: Det dreide seg om biskoper som allerede var blitt utnevnt, men der de og Vatikanet egentlig hadde blitt enige om senere offentliggjøringsdatoer. Det kan dreie seg om såpass enkle ting som utføring av inngåtte avtaler, tid til å gå til legen eller skredderen, gunstigst mulig offentliggjøringstidspunkt i forhold til egne eller andres ferieplaner.